Organizácie zavádzajú systémy riadenia a príslušné kontrolné opatrenia podľa medzinárodných noriem ISO alebo špecifických právnych alebo regulačných požiadaviek.
Analýza nedostatkov alebo analýza medzier (GAP analýza) sa používa na identifikáciu súčasného stavu a na určenie činností potrebných na prechod do požadovaného cieľového stavu. Referenčná hodnota vychádza z príslušných zákonných, regulačných alebo normatívnych požiadaviek a odporúčaní.
Analýzu medzier systému riadenia alebo kontrolných opatrení môžu organizácie využiť na správne plánovanie a implementáciu systémov riadenia a príslušných súborov kontrolných opatrení. Informácie získané v rámci analýzy nedostatkov sa môžu použiť napríklad aj v procese hodnotenia rizík, keď je potrebné zohľadniť už zavedené opatrenia. Analýza nedostatkov je tiež vynikajúcim nástrojom na plánovanie a hodnotenie pokroku v neustálom zlepšovaní.
Výhody analýzy rozdielov
- Identifikácia a pochopenie súčasného stavu a vyspelosti systému riadenia a kontrolných opatrení vo vzťahu k právnym, regulačným alebo normatívnym požiadavkám
- Optimalizácia plánovania implementácie systému riadenia a kontrolných opatrení
- Hodnotenie pokroku a optimalizácia plánovania rozvoja systému riadenia a kontrolných opatrení
- Efektívne využívanie výstupov v procese riadenia rizík a príležitostí
Proces analýzy rozdielov
Metóda pozostáva z 5 po sebe nasledujúcich fáz.
- Určenie kontextu
- Identifikácia a posúdenie súčasnej situácie
- Definícia cieľového stavu
- Špecifikácia krokov na dosiahnutie cieľového stavu
- Konsolidácia a záverečná správa
Účelom stanovenia kontextu je definovať ciele a rozsah analýzy nedostatkov.
Cieľom identifikácie a posúdenia súčasného stavu je zhromaždiť informácie a zdokumentovať súčasný stav systému riadenia alebo opatrenia a posúdiť úroveň jeho vyspelosti. Určenie úrovne vyspelosti procesu alebo opatrenia sa vykonáva pomocou kvantitatívnej hierarchickej stupnice. V praxi sa stupnica zvyčajne vyjadruje ako stupnica 0-5, pričom čím vyššie číslo, tým vyššia úroveň vyspelosti. Určenie úrovne vyspelosti si vyžaduje, aby hodnotenie poskytlo objektívny dôkaz o splnení požiadaviek danej úrovne.
Účelom definovania cieľového stavu je stručne opísať požadovaný cieľový stav vzhľadom na príslušné požiadavky a stanoviť cieľovú úroveň vyspelosti.
Účelom špecifikácie činností na dosiahnutie cieľového stavu je identifikovať medzery medzi súčasným a cieľovým stavom a určiť činnosti potrebné na prekonanie medzier a prechod do cieľového stavu.
Cieľom konsolidácie je preskúmať a overiť výsledky analýzy nedostatkov a vyvodiť z nej závery. Výsledky a závery analýzy nedostatkov by mali byť zahrnuté do záverečnej správy. Dobrou praxou je prezentovať výsledky analýzy nedostatkov graficky, napríklad pomocou stĺpcového grafu, ktorý na prvý pohľad naznačí, kde sú najväčšie nedostatky a čo je potrebné riešiť.